社内のEXCEL資産を一気にペーパーレス化しませんか？

外注ではありません、自力開発をe塾がサポートいたします！

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申請報告 進化の過程

②手書き時代の終わりごろからWEB技術が広まり、一気に紙文化は無くなるか？ と期待したが、移行はそう簡単ではありませんでした。

グループウェア自体はすでに売り出されていて、導入効果も堂々と「紙文化の終焉」を謳っておりましたが、残念ながら、この頃の製品ではペーパーレス化など、とても無理。

ペーパーレスはいったん置いといて、仕方なく手書き報告を続けていると、Word や Excel が徐々に職場に浸透して行き、せめて ③フォーマットの統一 くらいはと、社内のフォーマット改善の責任は自然とシステム部署から離れて運用部署の手で社内メールを利用した ④メール添付　文化に行きつきました。

ペーパーレスが進まない

自力で④メール添付文化まで到達している職場はたくさんありますが、それ以上を目指すにはこれらを捨て去り、今までの進化の過程もすべて無になることを職場は知っています。

なぜ捨て去ることになるか・・・

自社で過去にペーパーレス化失敗の経験があるか、自社で導入経験は無くても情報技術の進化により、誰でもある程度スマフォやパソコンを利用できるようになったために、マイナス面に関しても予想ができる知識を身に付けた為ではないか、と思われます。

システムを外注した場合、システム化ができるものは、融通の利かないWeb画面で、使いづらい。

できないものは置き去りにされ、仕方なくExcel等で手作業。

こんな失敗が常態化するうちに、システムのプロでもない、もちろん業務を牽引する力もないシステム部署がペーパーレス化への熱意を持たなくなった、④メール添付 の運用は各部署がバラバラにやっているので、ますます足並みを揃えるのが困難なのが現状です。

何が足りないか

日本のペーパーレス化が遅れていることについて批判する人は多いですが、このように現場側からの視点で語る人は少ない・・・

EXCELを使いすぎるからだ、とか、今のやり方を捨てられないから、とか、利用者側の責任を問うような意見が多いのが現状です。

見た目だけをペーパーレスにするのならば、④が⑤に服を着替えれば良いだけで、そんな事は④はわかっているはずです。

問題の本質は、外見だけではなく 何が必要か？ をシステム提供側の都合ではなく、利用者目線で考えないと前進はできません。

e塾は、業務現場自らが今まで蓄積したEXCEL資産をそのまま一気にペーパーレス化するためのサポートをさせていただきます。

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エクセル報告は果たして邪道か？

だれが言ったか？ネ申（神）エクセル・・・日本でペーパーレス化が進まない原因は、業務現場のエクセルへの異常な執着だ？

罫線の多用と、エクセル画面を方眼紙のように見立てる効率の悪い使い方をすぐにやめさせないと、いつまで経ってもペーパーレス化は進まない、といった偏った見方があります。

原因を、欧米と日本の文化の違い、と主張される方もおられるようです。欧米では結果オーライ、日本人はプロセス主義が支配していることが原因だとか。

プロセス主義を批判するだけあって、かなり論点がずれています。この手の批判に共通するのは、原因が文化という責任を問えないものであったり、個人であったり、と結論優先と思える浅い考え方であるものが多いようです。

OA化の失敗が本当の原因

安易なペーパーレス化は危険、システム屋にまかせられない。これは、OA（オフィスオートメーション）という用語を乱用した８０年代、システム化失敗を目撃した業務現場の印象です。

装置至上主義に懐疑的となってしまった業務現場が紙時代の微妙なニュアンスを、支障なく表現するために、何とか自力で改善した。これがシステム関係者の目には 奇異なもの に写るだけのことなのです。

実はあと一息まで来ている

日本のオフィスには日本流のペーパーレスを実現する方法、「職場毎のノウハウが詰まった今の報告スタイル」をそのまま生かす方法があった！

それは現在活躍中の様式に「送信」ボタンをつけるだけ！でした。

普通のEXCEL報告は、作成された報告フォームがメールに添付され、報告者へ配布されます。報告者は、そのフォームへ内容を入力して、返信メールへ添付します。
返信メールに添付された報告を １つずつ開いて印刷 し、報告受領が完了。最後に報告内容を一覧表にするため、無地のEXCELに報告を手入力して行きます。これが一般の企業で行われている 報告集計業務 です。

電書鳩 の実体、正体は 「送信」ボタン です。（「集計」ボタンもありますが）その他は何も難しいものはついていません。

なのに、インターネットのある所なら日本じゅう（海外でも）送受信できます。先ほど出て来た、普通のEXCEL報告 に、この「送信」ボタンをつけると・・・

送信ボタンを付けた報告フォームをメールに添付して、報告者へ配布します。報告者は、そのフォームへ内容を入力して、送信ボタン を押します。・・・これで終わりです。
集計ボタン を押せば、集計結果が開きますから、集計表作りは必要ありません。報告画面は外注ではなく、自作できるから 低コスト でペーパーレス化が実現します。

また、慣れ親しんだ申請・報告のひな型に 送信ボタン を取り付けるだけで完了します。ネ申（神）エクセルを批判する人たちは代替案を持っていませんが送信ボタンはこの、ネ申（神）エクセルと呼ばれるものもペーパーレス化してしまいます。

以上の問題解決は、システム屋さんではできません。文系人間が積極的に関わって業務現場の了解を得ながら進めて行かなければなりません。

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